A céges e-mail írása sem olyan egyszerű dolog – Ezekre Te is odafigyelsz?

Amikor e-mailt írunk valakinek, a legtöbbször az ösztöneink szerint cselekszünk. Sokszor csak fogjuk a telefont vagy leülünk a számítógép elé, és gyorsan pötyögünk valamit. Nem biztos, hogy ez hatékony módszer, ugyanis mivel ma már az online térben zajlik a kommunikáció, a korábbiaknál sokkal jobban oda kell figyelnünk az e-mailezésre is. Ugyanakkor azt is figyelembe kell venni, hogy felgyorsult a világ. Szóval nincs nagyon időnk olvasgatni…

Mi az, ami ebből a két tényből kiolvasható?

Az, hogy az e-mailnek személyre szabottnak kell lenni, emellett jól áttekinthető, tömör szövegezésűnek. Olyannak, ami mobilról is jól olvasható.

Nézzük részletesebben!

Egy üzleti e-mail akkor az igazi, ha a tárgy rész nem hosszabb 30 karakternél. Ez még akkora terjedelem, hogy az okostelefonok levelezője is teljes egészében megjeleníti. Fontos ugyanakkor, hogy pontosan leírjuk, miről szól az e-mail. Ez a pár szó nagyon lényeges, hiszen ezen múlik, hogy azonnal vagy csak később nyitják-e meg a levelünket.

Ha megnyitották az e-mailt…

Az első, amit a címzett lát, az a megszólítás. Ez legyen teljesen személyes. Amit aztán kövessen egy-két mondatot arról, hogy miről szól a leveled és miért írtál a címzettnek.

Ezután jöhet a törzsszöveg. Ami nem árt, ha a megfelelő nyelvezettel készül. Gondold végig, mennyire lehetsz laza és mennyire kell komolynak lenned. A csupa nagybetű kiabálást jelent – ezt hanyagold! És ne küld el egyből a levelet, miután megírtad. Legalább egyszer olvasd át! Vagy ha ráér később elküldeni, mentsd vázlatként, és térj rá vissza máskor.

0E0M5W9O3V

A fő tartalom megírásakor pedig tartsd szem előtt, hogy mindenki a lényegre kíváncsi. Ne legyenek felesleges magyarázó mondatok. Az áttekinthetőség érdekében pedig szedd pontokba a mondandódat. Az egyes szövegrészek között használj dupla sorközt.

A csatolmányra is ügyelj! Ne legyen túl nagy a mérete. Ha szükséges, használj tömörítést. És legfeljebb három képet küldj csak levélben. De ne felejts el a szövegben is utalni a csatolmány tartalmára. Így a címzett biztosan nem felejti el megnyitni azt.

A leveled végén mindig legyen egy “call to action” mondat. Írd meg, hogy mit szeretnél a címzettől. Válaszoljon vagy hívjon fel….

A feltett kérdések pedig legyenek mindig egyszerűek. Így tud ugyanis a címzettünk gyorsan és egyszerűen válaszolni.

Végül ne sajnáld az energiát a megfelelő aláírás megalkotására. Írd le, hogy milyen közösségi csatornákon érnek el. Mi a céged webcíme és mi a teljes neved.

Ügyelj a felsoroltakra, és akkor nagyobb eséllyel kapsz választ a leveleidre, és az üzleti kapcsolataid is jobban épülnek.

- marketing, munkaügy, Online, üzleti célok

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!