Erre gondolj, ha a kelleténél több e-mailt kapsz – “A beérkező levelek nem a teendők listáját jelentik”

Neked is sok idődet viszi el az e-mailek megválaszolása. Nem vagy egyedül. Ahogy akkor sem, ha a beérkező e-mailek számával egyenes arányban van a stressz-szint emelkedése. Viszont ennek nem kell feltétlenül így lennie. Egy dolgot kell ehhez észben tartani. A beérkező levelek nem a teendők listáját jelentik. Attól még, hogy valaki írt neked valamit, az legfeljebb egy egyoldalú kérés, ami akkor válik feladattá, ha te visszaigazoltad.

Szóval ezzel az egy mondattal csökkenthető magunkban a frusztráció. Persze ez nem jogosít fel minket arra, hogy figyelmen kívül hagyjunk e-maileket. De legalább időt nyerünk. Ne hagyd, hogy az e-mailek irányítsanak, inkább te irányítsd azokat. Ideális módszer lehet a levelek kezelésére, ha mondjuk a napod egy bizonyos időszakában nézed meg a levelezésedet. Az etikett egyébként is azt diktálja, hogy egy napon belül ajánlott jelezni, megkaptuk az e-mailt. Ami egyébként nem kifejezetten konkrét választ jelent. A levelek feldolgozása ugyanis nem mindig jön össze ilyen rövid idő alatt. Ebben az esetben annyit válaszoljunk, hogy megkaptad az e-mailt, hamarosan átnézed és reagálsz a kérdésekre.

Egy biztos: le kell szokni az e-mailek azonnali megválaszolásáról. Ha produktív napokat szeretnél, ezt a tanácsot érdemes megfogadni.

De ha mégis aggaszt, hogy mit gondol az, aki egyből nem kap visszajelzést, állíts be egy személyes hangvételű automatikus választ. Viszont arra törekedj, hogy a címzettek prioritási listájának megfelelő üzenet legyen ez.

A “menő e-mail-ezők” ugyanis készítenek A-, B-, C-listás kontaktokat. Fontossági sorrend szerint tudják így automatikusan szortírozni a leveleket.

Ha ezt te is megteszed, egy intelligens levelező program segítségével szortírozhatók a levelek, a rendszer pedig tudni fogja, hogy mit válaszoljon az illetőnek.  Az A-listán szereplőknek például küldheti azt az üzenetet, hogy másnap (a levelezős időben) reagálsz. A B-listásoknak mehet egy olyan, hogy hamarosan foglalkozol a kéréssel, vagy továbbítod a kérést az asszisztensnek. A C-listásoktól pedig türelmet kérsz, és reagálsz, amint tudsz. Itt írd meg, hogy ez akár több nap is lehet.

 

e-mail

Egy jól meghatározott időpont mindig legyen az e-mailben, hiszen ha van mihez igazodni, zargatni sem fognak, és te sem leszel frusztrált.

 

Az új megkeresések szintén mehetnek egy különálló listába. Viszont ezeket először neked kell megválaszolni. A kérés, a feladó kiléte alapján pedig prioritás listába kell rendezned.

Hogyan lehet mindezeket beállítani?

A legegyszerűbb, ha a levelező programban létrehozol a listáknak megfelelő mappákat. A beérkező levelek szűrésére pedig maghatározol egy szabályt. Beállíthatod, hogy mit figyeljen a rendszer a tárgy mezőben, a szövegben… Illetve azt is, hogy mit tegyen az adott levéllel. Áthelyezze-e valamelyik mappába, vagy esetleg továbbítsa azt az asszisztensnek… Te döntöd el.

Nagyon egyszerű megoldás. Mégis kevesen használjuk. Inkább egyből megpróbálunk minden e-mailt feldolgozni és megválaszolni. Ezzel pedig lecsökkentjük a produktivitást és növeljük a feszültséget.

Te ne tedd ezt! Szervezd, rendezd az e-maileket!

 

- produktivitás

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!