Ezeket ellenőrizd, mielőtt bármilyen e-mailt elküldesz

Manapság, amikor az elektronikus levelezés népszerűbb, mint valaha, jó, ha mindenki tisztában van néhány, ehhez kapcsolódó fontos szabállyal. Ezeket, ha tanácsolhatjuk, te se hagyj figyelmen kívül.

Hamarosan itt a nyár, kezdődnek a nagy szabadságolások. Van, hogy egy átlagos munkanapon is több tucat beérkező levelet kell megválaszolnunk, hát még, ha tegyük fel, kimaradunk pár napra a munkából. Ilyenkor nem ritka az se, amikor száz felett lesz a postafiókunkban a beérkező üzenetek száma.

Mielőtt azonban nekifognál az egyenkénti válaszadással, jusson eszedbe a következő két mondat: „Az idő pénz.” „Az információ hatalom.” Ezeket próbáld eltenni valahova jó mélyre, de csak annyira, hogy alkalomadtán könnyedén elő tudd majd hívni.

bruce-mars-1438937-unsplash

Az e-mailek áradatát nehéz megállítani, így sokszor nekünk kell alkalmazkodnunk. Értelemszerűen a sok üzenet küldése több hibázási lehetőséget teremt.

Az alábbiakban nézzük csak meg, mi az, amit jó, ha mindig, minden üzenet esetében megteszünk, mielőtt rányomnánk a válasz gombra.

  • Elsőként számolj el 10-ig. Ne válaszolj azonnal, várj kicsit, hogy objektívebben tudd szemlélni a levél tartalmát.
  • Bizonyosodj meg róla, hogy nem érzelmes. Az e-mail a konkrét információk és a feladatok közlésére való. Egy érzelmesebb beszélgetéshez jobb a telefon vagy a videó. Nehéz kifejezni bármit is e-mailben, ráadásul sok a lehetőség a félreértésre. Legyünk tehát tárgyilagosak és célirányosak.
  • Ellenőrizd a címlistát és a tárgyat! A címzettek között ne legyenek illetéktelen személyek, illetve figyelj arra is, hogy ha már csak két ember között folyik a beszélgetés, akkor vedd ki a cc-ből a többi embert, hiszen nekik sincs több idejük a számukra lényegtelen levelek olvasására, mint neked.
  • A levél tárgya pedig feleljen meg a témának, valamint ne legyen benne hiba. A tárgy a legfontosabb része az e-mailnek, ezért, ha egy mód van rá, anélkül soha ne küldd el a leveledet. A tárgyban lévő egy-két szó pedig egyértelműen utaljon a levél legfontosabb mondanivalójára.
  • Ha a tárgy rendben, nézd át a törzset, hogy biztosan érthető-e! Legyen kevés bekezdés, és kezd a lényeggel! Az átláthatóság kedvéért használj felsorolást!
  • Mindezeken túl nézd át a helyesírást is, ez sem kevésbé releváns a már felsoroltaknál.
  • Végezetül ellenőrizd a csatolmányokat és a linkeket! Ha küldesz valamit, ezeket ne hibázd el, különben még több e-mail várható a postaládádba. Nevetséges tippnek tűnik, pedig nem az. Gyakran fordul elő, hogy olyan csatolmányra hivatkozunk a levélben, amit valójában el sem küldtünk.

Önmagában mindegyik tanács egyszerűnek hangzik, viszont sok üzenet esetén már meglehetősen időigényes lehet a válaszadás. Legalábbis addig, amíg mindezek nem válnak szokássá. Törekedj arra, hogy ez így legyen, és sokkal produktívabb lesz a napod, ráadásul az online kommunikációd is leegyszerűsödik.

 

És, hogy mit érdemes még tudni a hatékony e-mail-ezésről? Az alábbi bejegyzésekben adunk még néhány tippet.

- munkaügy

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!