Ha tudsz “nemet” mondani és felhagysz a multitaskinggel, sok időt spórolhatsz

Egy vállalkozónak az ideje a legdrágább. Ezt valószínűleg Te is tudod – már ha vállalkozol. Ezért nem kifejezetten szeretik, szeretjük, ha felesleges dolgokkal kell foglalkozni. Főleg, ha éppen a cég építéséről van szó. Ezért örülünk minden egyes szabad percnek, és ezért vagyunk különösen nyitottak az olyan tippekre is, amikkel időt lehet spórolni. De melyek ezek?

Az egyik például, ha tudsz nemet mondani. Warren Buffett szerint “A sikeres emberek és a nagyon sikeres emberek között az a különbség, hogy a nagyon sikeres emberek szinte mindenre “nemet” mondanak.”

Van benne valami…

Persze ez nem azt jelenti, hogy ne vállalj be új dolgokat. Csupán azt, hogy tudj delegálni, és megfelelő szakembereknek kiosztani a feladatot. Ha így teszel, elegendő időd jut az igazán fontos feladatokra.

Hagyd a multitaskinget! Ugyanis mindenki egyszerre csak egy feladattal tud hatékonyan foglalkozni. Pontosabban az emberek 2 százaléka képes csak egyszerre több mindent minőségi módon megcsinálni. Kicsi tehát a valószínűsége, hogy Te közéjük tartozol.

Ráadásul a munkafolyamatok közötti váltás az időd 40 százalékát is elveheti.

Ha tehát egyszerre egy teendőre áldozod az idődet, sokat spóroltál.

Csak olyan találkozókon vegyél részt, amik valóban hasznosak. Ha pedig teheted, inkább online intézd a megbeszélést. Használj projektmenedzsment alkalmazásokat. Akár olyat, amiben valós időben is tudsz társalogni. Hidd el, az ilyen eszköz minden érintettet rákényszerít arra, hogy csak az adott feladatra koncentráljon. Hiszen minden visszanézhető és minden feladat személyre szabható ezeken keresztül. Sokkal koncentráltabb lesz így a munka.

Az e-mailezést felejtsd el. Az egyes anyagok megvitatására is használj olyan eszközt, ami lehetővé teszi az észrevételek online lejegyzését. Ilyen a Google docs alkalmazás is. Amin a meghívottak bármikor szerkeszthetnek, illetve megjegyzéseket fűzhetnek az anyag egyes elemeihez. A pdf és az offline anyagok a múlté. Elavult és időrabló módszer papír alapon vagy e-mailben csatolva küldözgetni anyagokat a kollégáknak.

A Facebook használatát mellőzd! Tudjuk, nem könnyű. De hidd el, rengeteg figyelmet vesz el a munka elől, ha folyamatosan ránézel a hírfolyamra. Ennek is legyen egy dedikált idősávja. Mondjuk este pörgesd át a történéseket, és válaszolj az üzenetekre.

Amit csak lehet, mindent automatizálj. A csekkek befizetésére is állíts be csoportos megbízást, és a marketing, illetve az értékesítés egyes elemeit is tedd automatikussá. Ehhez ma már kiváló szoftverek vásárolhatók.

Plusz menedzseld a teendőidet online naptárban. Az illetékesekkel pedig oszd meg az időbeosztásodat. Így nem lesznek felesleges egymásra szervezések. És elfoglalt idődben nem fognak zavarni időrabló kérdésekkel.

Menedzseld az e-maileket hatékonyan! Ne akkor válaszolj a kérdésekre, amikor érkezik a levél, hanem amikor a levelek megválaszolásának az ideje van. Vagyis a produktív óráidban végezz kreatív feladatot, a többi, kevesebb energiát és összpontosítást igénylő  teendőt pedig időzítsd a kevésbé aktív óráidra.

Áldozz időt a tervezésre! Ütemezd a feladatokat úgy, ahogy azokra valóban legyen időd! Ne más feladatoktól vonj el időt! Mert akkor semmivel sem tudsz 100 százalékban foglalkozni. Inkább ütemezz későbbre! És mindig legalább másfélszer annyi időt szánj egy munkára, mint amennyit az igényelne! Vagyis nagyon sokat számít a tervezés.

Nem véletlenül mondja Dwight D. Eisenhower, hogy

“A terv semmi. A tervezés minden.”

Ha még több időspórolós tippre lennél kíváncsi, ezek a VasiGazdaság-bejegyzések még érdekelhetnek.

 

- produktivitás

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!