Három dolog, amit mindenképpen tegyél meg, mielőtt elküldesz egy e-mailt

Sokan félvállról veszik ezeket a dolgokat, azt gondolják, az e-mail a gyors üzenetváltás egyik módja. Ez ma már nem így van. Régebben, amíg nem voltak chat alkalmazások, rövid üzenetek küldözgetésére, a kollégákkal való kapcsolattartásra, feladatkiosztásra is használtuk az e-mailt. Ma teljesen másra használjuk. Vagy legalábbis másra kéne.

A projekt feladatok átbeszélésre ugyanis ott a Slack – például. Ez egy üzleti folyamatok menedzselésére is alkalmas, számos applikációval integrálható chat program. De rövid üzenetváltásra ott a Viber és Facebook Messenger is. Az e-mail nem erre való. Az e-maileknek olyan tartalmas anyagoknak kell lenniük, amik egy témával kapcsolatban világos, egyértelmű információkat adnak. Vagyis úgy kell megírni egy e-mailt, hogy a lehető legkevesebb kérdés merüljön fel az olvasóban annak áttekintése után. Ha e-mailt írunk, rövid mondatokat kell használni, de akár pontokba szedve is közölhetjük a mondandónkat. Ez az első tipp. Ügyelj arra, hogy “feszes” legyen a tartalom! Ne túl hosszú és ne túl rövid.

e-mail írás

Illetve ne tartalmazzon érzelmi utalásokat. A New York-i Egyetem és a Chicagói Egyetem végzett egy kísérletet, aminek az eredményeiből kiderült, hogy az e-mailt olvasók 56 százaléka tudta csak megítélni, hogy az üzenet küldője éppen milyen hangulatban írta az e-mail szövegét. Ami élőszóban megy, leírva nem. Ezért mielőtt elküldöd a levelet, többféle érzelmi hangulatnak megfelelő stílusban olvasd át az e-mailt. Köztük sértett, szarkasztikus vagy dühös hangnemben is. Nem szabad ugyanis, hogy a címzett félreértsen dolgokat. Érzelmeket ne próbálj meg e-mailben átadni. Persze azt az üzenet olvasójának sem árt tudni: attól még, hogy ő éppen rossz hangulatban olvassa az üzenetet, nem biztos, hogy az valóban negatív hangnemben íródott.

Végül: mielőtt elküldenéd az e-mailt, várj 60 másodpercet. Ha azonnal elküldöd a leírtakat, könnyen kimaradhat valami. Ha egy percet vársz, majd újra átolvasod a szöveget, sokkal precízebb lesz a tartalom. Még akkor is várj, ha nagy a kísértés a gyors elküldésre. Általában ilyenkor csúsznak be a hibák. Ugyanez érvényes a válaszra is. Az azonnali, gyors reagálás az üzenetküldő alkalmazásoknál alap, de az e-mail esetében megfontolt válaszra van szükség.

 

- munkaügy, produktivitás, üzleti célok

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!