Hogyan adjunk át feladatokat másoknak, mi a delegálás titka?

A magyar vállalkozókról azt tartják, hogy mindenhez jobban értenek másoknál. Azt gondolják, hogy nekik nincs szükségük szakértőre, majd ők maguk szépen elvégzik az adott feladatot. Nem kell mondanunk, hogy ez hibás hozzáállás, viszont valamennyire meg is értjük a dolgot, hiszen feladatokat jól delegálni nem könnyű. Sokszor ugyanis azok kiosztásával és az adott munka ellenőrzésével több idő elmegy, mintha magunk végeztük volna el a feladatot. Ez tény, de nem biztos, hogy a másik féllel van a gond. Nekünk kell ugyanis megtanulni azt, hogy miként kell egy feladatot kiosztani. Meg azt is, hogy milyen teendő elvégzését ruházhatjuk át másra.

Ne gondold azt, hogy az összes munkád annyira fontos, hogy azt nem adhatod át másnak!

Ilyen nincs. Plusz nem is érthetsz mindenhez professzionálisan. Szóval delegálni kell. De mit? Kérdezd meg magadtól, hogy mi az az egyetlen dolog, amiben a legjobbnak érzed magadat. Ha ez megvan, a többit kiadhatod. Mindenkinek arra kell koncentrálnia, amihez ért. Persze lehet, hogy valamennyire képben vagy az egyes kapcsolódó területeket illetően is. De ez általában nem elég, a végeredmény ilyenkor sosem lesz kifogástalan.

feladat_delegálása

Egy másik módszer is segíthet: Használd a priorítás mátrixot, más néven az Eisenhower-mátrixot! Ezzel könnyedén tudod azonosítani azokat a feladatokat, amiket nyugodtan rábízhatsz másokra.

A lentiek szerint csoportosítsd a feladatokat.

  • Sürgős és fontos
  • Sürgős és nem fontos
  • Nem sürgős és fontos
  • Nem sürgős és nem fontos

A “sürgős és nem fontos” valamint a “nem sürgős és nem fontos” kategóriákba sorolandó feladatok olyan dolgok, amiket könnyen átruházhatunk más emberekre.

Most, hogy már megvan, mi az, amit delegálhatunk, nézzük meg, hogyan kell ezt megtennünk.

Ahhoz, hogy sikeres legyen a feladat kiosztása, nagyon pontosan kell megadnunk az igényünket. Sokan ott hibáznak, hogy nincs erre megfelelő rutinjuk. Törekedjünk tehát arra, hogy minél világosabb részleteket adjunk meg. Ehhez szintén szükséges gyakorlat, úgyhogy ne adjuk fel, ha a művelet elsőre sok időt elvisz. Ami nagyon fontos, hogy a feladatleírás az alábbiakra vonatkozóan mindig tartalmazzon információt.

  • Miért fontos ez a feladat, hova illeszkedik a nagyobb képben?
  • Hogyan néz ki a megvalósítás folyamata, mivel tudsz hozzájárulni a sikerhez?
  • “Erőforrások” – bármi, ami segíthet a munkában. (Úgy, mint kapcsolattartási információ, sablon stb.).

De kinek adjuk a feladatot?

Ahhoz, hogy elégedettek legyünk a végeredménnyel, meg kell találnunk a munkára a megfelelő szakembereket. Ehhez pedig kutatnunk kell a csapatunk tagjainak gyengeségeit és erősségeit. Ha rendelkezünk egy olyan kimutatással, hogy ki miben jó, akkor a feladathoz szükséges skill-ek elemzése utána a delegálás sem lesz komplikált. Mindig legyen egy kis adatbázisod arról, hogy mikor kinek szólhatsz. Ugyanez érvényes akkor is, ha cégen kívülre szerveznéd a munkát.

Meg kell továbbá érteni, hogy mások milyen visszajelzéseket igényelnek.

Van, aki azt szereti, ha folyamatosan dicsérik, támogatják. Mások pedig pont akkor dolgoznak jól, ha nem “zaklatják” őket. A siker érdekében ezt is ki kell ismerni.

Ugyanakkor meg kell találni az elszámoltathatósági és a támogató szinteket. Fontos ezek helyes aránya, lehetőleg jól el kell különíteni egymástól, egyébként ha a segítségnyújtásunkból számonkérés lesz, az nyomaszthatja a kollégát.

Valamelyest ide tartozik, hogy a mikromenedzselést is el kell felejtenünk. Attól még, hogy te így tennél meg valamit, más még másként is csinálhatja. Egy feladat ezerféle módon megoldható. Úgyhogy felesleges minden részleten rajta tartani a szemünket. Segíteni persze lehet, de ha mi diktáljuk, hogy mit kell tenni, az már túlzás.

Végül: ne felejtsük el elismerni az erőfeszítést.

Attól még, hogy főnök vagy, az elvégzett munkát meg kell köszönnöd. Már csak azért is, mert a dolgozók 66 százaléka feladná a munkát, ha nem kapna visszajelzést.

De emberileg is illene köszönetet mondani. Ugyanis a segítséggel terhet vesznek le a válladról, pénzt keresnek neked. Szóval jár az elismerés. Ami egyébként túl nagy erőfeszítést nem igényel, mégis sokat javíthat a munkavállalók hozzáállásán.

Lényeges tehát, hogy megtanuljunk időközönként leállni az irányítással, és másokban megbízva, a közös munkát preferálva előre lépni.

 

- csapatépítés, munkaügy, produktivitás

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!