Hogyan kezelhetjük a naponta ránk zúduló feladatáradatot?

Csak jönnek az e-mailek, folyamatosan csörög a telefon, a kollégák állandóan adják a feladatot, kérik a segítséget. Ismerős? Nálad is hasonlóan zajlik egy nap? Hát igen, nem vagy egyedül. Sajnos. De mit lehet ilyenkor tenni, hogy ne ússz el a teendőkkel?

Először is tudatosítsd magadban, hogy a legtöbb feladat csak annak fontos, aki kiosztja. Az esetek többségében, a végeredmény szempontjából csak a teendők 20 százaléka olyan, aminek az elvégzése prioritás. Ez a Pareto-elv. Ami egészen pontosan így hangzik: a hatások 80 százaléka az okok 20 százalékából adódik. Vagy úgy is mondhatnánk: a tényleges eredmények 80 százaléka a tényleges erőfeszítések 20 százalékának köszönhető. Szóval nem biztos, hogy stresszelni kell azon, ha egy feladatra nem jut időd azonnal. Viszont azt azért nem árt megállapítani, hogy melyek azok a teendők, amik valóban fontosak. Ehhez három dolgot kell megnézni. Először is mekkora erőkifejtés szükséges ahhoz, hogy elvégezd az adott feladatot, mennyire fontos az az eredmény szempontjából és milyen a prioritás értéke. Ha ezeket megadod egy tízes skálán, látni fogod, hogy hova kell elhelyezni a hangsúlyt a napi teendőid listáján. Mindig az eredmény “ér” a legtöbbet, ezt követi a prioritási érték, majd az, hogy mennyi erőfeszítés szükséges annak az elvégzéséhez. A legoptimálisabb nyilván az, ha egy 1-es fontosságú feladat 1-es erőkifejtés mellett hoz maximális, 10-es eredményt. Ha van ilyen, ez kerüljön a lista élére. A legutolsó pedig az legyen, amihez sok idő kell, de nem kifejezetten fontos, és az eredmény szempontjából sem igazán lényeges annak az elvégzése. És hogy miért kerüljön minél előbbre az a listán, amihez nagyobb erőkifejtésre van szükség? Mert az időnk 20 százalékában végezzük el a kézzel fogható eredményt hozó teendőink 80 százalékát. A nap elején pedig általában produktívabbak vagyunk. Szóval ha igazán produktív szeretnél lenni, priorizálj! A napot pedig lehetőleg a tervezéssel kezdd.

Szeretnél még hasonló tippeket olvasni? A produktivitáshoz kapcsolódó bejegyzéseinket itt találod.

 

- munkaügy, produktivitás

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!