Így érheted el, hogy válaszoljanak az e-mailedre

1971. Ekkor küldték ki az első elektronikus levelet az éterbe – bár akkor még csak két, egymás mellett lévő számítógép között történt az üzenetváltás.

Majd hamar népszerűvé vált az újdonság. Ráadásul a technikai fejlődésnek köszönhetően napjainkban már nincs idő, sem távolság, az e-mailjeink pillanatok alatt bejárják a világot. Sőt, kevés olyan ember van, akinek ma már ne lenne e-mail címe. A kommunikációra ez a módszer sokszor népszerűbb is, mint a telefon.

Ebből következően aztán nem kevés időnket veszi igénybe az, hogy rendet tartsunk a postafiókunkban. Kezelnünk kell a rengeteg kéretlen hírlevelet. Persze a tengernyi spam közt ott vannak a valóban fontos magán-, illetve üzleti leveleink is, amiknek a rendszerezése, megválaszolása szintén nem kis feladatot jelent naponta.

pexels-photo-1591062

Nem kicsi tehát az a „zaj”, amin keresztül napi szinten meg kell küzdenünk azért, hogy a lényegi információk eljussanak hozzánk. Ha tehát munka közben valami eltereli a figyelmünket, akkor esélyes, hogy az e-mail lesz az. Sokat kapunk belőle, és meg kell tanulnunk kezelni őket. Többen próbálták már különböző módszerekkel, ötletekkel kordában tartani a levelezésünket, de ez nem mindig járt sikerrel.

Az, hogy ez a fajta digitális kommunikáció hatékonyan hozzájáruljon a munkahelyi teljesítményünkhöz, bizony a legtöbbet kell kihozni a levelezőrendszerünkből. Minél inkább felhasználóbaráttá kell tenni a programot, hogy az priorizálja, nyomonkövesse a kézbesítést és az elolvasást, illetve könnyen visszakereshető módon archiválja a leveleinket.

De nem csak az e-mailjeink, hanem a különböző egyéb értesítések – Slack, Messenger, LinkedIn – is gondot okoznak. Mindez pedig visszaható probléma. Ha valakinek üzenetet küldünk, akkor nekünk is meg kell küzdenünk az üzenetekkel.

Na de itt jön a kérdés: mitől fogják elolvasni és megválaszolni a mi üzenetünket?

Nézzünk pár tippet, ami neked is segíthet ezt elérni.

  1. Először is legyél tömör! Ne írj regényt, törekedj a lényegre! Indulj ki magadból, te is szereted, ha nem úgy kell kihámoznod a levél mondanivalóját. Minél rövidebb tehát, annál valószínűbb, hogy választ is kapsz.
  2. Legyél személyes! Szólítsd meg az illetőt, akinek küldöd a levelet. Tehát ne egy általános sablont küldjünk, hanem személyesen, név szerint szólítsuk meg a fogadót, így minden bizonnyal nagyobb kedvvel és jóérzéssel fog majd bele a válaszadásba.
  3. Legyél közvetlen! Könnyebb választ kapni, ha egy sima eldöntendő kérdést teszünk fel. Az üzeneted legyen egyszerűen érthető, konkrét és átlátható.

Fogadd meg a tanácsainkat, sok időt megspórolhatsz általuk!

Olvasnál még információkat a témában? Itt megteheted.

 

- munkaügy, üzleti célok

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!