Így kezeld az e-mailjeidet, ha nem akarsz elveszni a bejövő levelek sűrűjében

Ki ne ismerné az érzést, amikor pár nap szabadság után visszatérve az irodába megnyitjuk a levelezőprogramot, és a rengeteg olvasatlan e-mail láttán szinte görcsbe rándul a gyomrunk. Eltöprengünk: vajon hogyan is kellene nekiállni és eltüntetni ezt a hatalmas mennyiségű levelet, ami ha nem virtuálisan érkezett volna, most bizony egy óriási kupacban éktelenkedne az íróasztalunkon.

De ha jobban belegondolunk, vannak olyan napok, amikor ehhez még csak szabadságra sem kell mennünk, hiszen ma már az állandó közösségi média értesítések mellett rengeteg magán és munkahelyi e-mailt is kapunk. Csak győzzük szusszal.

Az e-mailek esetén van egy érdekes teória, amit tudat alatt sokan szeretünk követni. A Merlin Mann által kifejlesztett koncepció az “Inbox Zero”, ami röviden azt takarja, hogy mindig legyen üres a bejövő e-mail mappánk, tehát a lehető leggyorsabban válaszoljuk meg a beérkező leveleinket, de legalábbis rendszerezzük őket.

Ha egy kicsit távolabb lépünk, nem nehéz belátni, hogy hol van a buktatója ennek a koncepciónak. Napi szinten 10-20-30, de van, hogy akár ennél is több levelet kaphatunk, amire érdemleges választ kell adnunk. Tehát könnyen elszabadulhat a levelezésünk, s ez hatalmas energiát emészt fel. Nem beszélve arról, hogy ez negatív hatással lehet a produktivitásunkra is.

Könnyen azon kaphatjuk magunkat, hogy azon ügyködünk, ne legyen olvasatlan és megválaszolatlan levelünk a postaládánkban. Ez viszont egyet jelent azzal, hogy minden mást háttérbe szorítva egy ördögi körbe kerülünk.

És nem mellesleg azt is jelenti: a partnereink hozzászoknak ahhoz, hogy egyből válaszolunk, és nem értik majd, ha később valami oknál fogva ez nem történik majd meg. Tehát elvárássá alakul, hogy gyorsan válaszoljunk.

És akkor itt jön a kérdés: vajon hogyan lehet megfelelően kezelni az e-mailjeinket, hogy ne legyen belőle stressz, és még csak ne is menjen a produktivitásunk rovására?

Íme, most adunk pár ötletet arra vonatkozóan, hogy ne vessz el az e-mailjeid rengetegében.

Először is csak napi kétszer-háromszor nézd meg az üzeneteidet. Nincs olyan üzenet, ami ne várhatna pár órát, illetve mondjuk úgy, hogy csupán pár olyan van, ami sürgősnek mondható. Ezekre természetesen válaszolj időben, de amelyek nem esnek ebbe a kategóriába, ott egy mondattal jelezheted a feladó felé, hogy dolgozol a kérésén, és megadhatsz neki egy időpontot, ameddig válaszolni fogsz neki.

Közben jó, ha meghatározunk magunknak pár olyan időpontot, amikor van 20 percünk a leveleink rendszerezésére, megválaszolására. Ez lehet a nap elején, ebéd környékén vagy akár a munka vége előtt.

photo-1536744243983-844fbac7b244

Egy másik dolog a priorizálás. Állítsunk fel különböző címkéket attól függően, hogy kitől kapjuk a levelet, és kezeljük őket aszerint.

Akik belátható fizikai távolságban vannak, azokkal egyeztessünk szóban, ezzel akár időt is spórolhatunk, illetve növelhetjük a produktivitásunkat is.

Illetve nem is kell mindenre válaszolnunk. Jó néhány esetben az is elég, ha a bizonyos típusúakra előre elmentett sablon választ küldünk, mint például „megkaptuk”, „intézkedünk” és így tovább.

És végül itt van egy szintén nagyon lényeges pont: könnyen összecsúszhat a munka és a magánélet, ha nem húzunk meg bizonyos határokat.

Ne válaszolj az e-mailekre, amikor nem dolgozol!

Ez legyen alapvető szabály, ugyanis nagyon sokan viszik haza a munkájukat, ami persze valahol érthető is, meg nem is.

Azonban az biztos, hogy nagyon kell figyelnünk a határvonalra. Észre kell vennünk, hogy mikor lépjük át, és mikor válik tarthatatlanná a helyzet, amikor már a pihenés és a családi életünk rovására megy a sok munka.

Nem lehetetlen tehát kordában tartani a levelezésünket, de vannak bizonyos sarokkövek, amiknek a betartásával nem válik majd mumussá a postafiókunk.

 

- munkaügy, produktivitás

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!