Miért ne automatizálnánk a munkahelyi teendők egy részét?

Manapság már annyi applikáció létezik, hogy ezt könnyedén meg is tehetjük. Sok, személyes szokásainkat megtanuló eszköz lehet ebben a segítségünkre. Optimalizáljuk mondjuk a hírfogyasztásunkat! A Flipboard például egy olyan app, ami megtanulja, hogy mi az, ami minket érdekel, és amikor böngészünk, elsősorban azokat a híreket ajánlja.

De nagyon sokat segíthet a napi hatékonyságban, ha szinkronizáljuk a naptárainkat. Akár a kollégák időbeosztásával együtt a saját időpontjainkat is automatikusan feltölthetjük egy felületre. Így nem lesz szükség felesleges időpont egyeztetésekre. A Google naptára például segíthet ebben. És ha már a naptáraknál tartunk, a legalapvetőbb automatizálási megoldás az időzített feladatokra való figyelmeztetés. Ha precízen felviszed a napi teendőket egy erre alkalmas app-ba, és kérsz figyelmeztetést az eszközödtől, biztosan nem marad ki semmi.

Belegondoltál már abba, hogy mennyi idő megy el a dokumentumok ide-oda mentgetésével? Sok. Ha a szöveget mondjuk a Google Docs-ban írod, a felhőben lesz az anyag. Így bármikor és bárhol szerkesztheted. Szóval ha teheted, felhőben dolgozz – írj, készíts prezentációt, menedzselj táblázatokat! Így automatizálod a mentegetést.

munkahelyi_feladatok_automatizálása

Aztán ott a közösségi média. Fontos, már-már nélkülözhetetlen eleme a mindennapoknak. Viszont sajnos rendszeres áldozatot igényel annak a karbantartása. A “kötelező” postolásra rengeteg időnk elmehet. Főleg, ha több közösségi felületen is jelen vagyunk. Szerencsére ma már ez is automatizálható. Próbáld ki ehhez a Buffert! Ezzel előre időzíthetünk közösségi postokat, ráadásul több felületet is kezelhetünk egyszerre.

De térjünk kicsit vissza az e-mailekre. Használjuk bátran – bátrabban – az automatikus válaszüzeneteket! Sokszor írtuk, hogy a napunk azon időszakát, amikor igazán produktívak vagyunk, célszerű koncentrált munkával tölteni. Ha ilyenkor keresnek minket, az zavaró lehet. Ajánlott ezért erre az időszakra automatikus válaszokat beállítani a levelező rendszerünkben. Ha beilleszted a mindennapok rutinjába az automatikus választ, nem fogsz azon aggódni, hogy mit szól az üzenet küldője, hogy nem adunk visszajelzést órák múltán sem.

És ne csak erre, az automata digitális detoxra is figyelj. Vagyis gondoskodj arról, hogy a napunk meghatározott időszakában ne jöjjenek zavaró üzenetek. Egyszerűen tiltsuk le a telefonos értesítéseket. A Clean erre ad lehetőséget. Ha mondjuk reggel 8 órától 11-ig koncentrált munkát végzünk, a rendszer blokkol minden értesítést, üzenetet. 11 után pedig automatikusan visszakapcsol mindent. Ezután újra elérhető leszel.

De létezik olyan To-Do alkalmazás is, ami helyettünk priorizál. A szokásaink alapján ajánlja fel, hogy melyik feladat lehet számunkra fontosabb az adott napon. Ez a Microsoft To-Do. Ha ezt használod, a produktív idődbe biztosan beleférnek a nap legfontosabb feladatai.

 

- produktivitás

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!