Out of Office e-mail ötletek, azaz javaslatok a „házon kívüli’ esetekre

Beköszöntött a nyár, ezzel együtt pedig megkezdődött a nyaralásos időszak, amikor is kicsit háttérbe szorul a munka, az irodák kiürülnek, és mindenki valamilyen vízpart felé veszi az irányt, hogy a parton hűsölve vészelje át a hőséget.

Így nagy az esélye, hogy te is hasznát veszed majd az Out of Office (OOO), tehát az „irodán kívüli” üzeneteknek, amiben tudatod az üzleti partnereidnek, ügyfeleidnek, hogy bizony te most egy darabig nem leszel elérhető.

A testreszabott üzenet ilyenkor elengedhetetlen, hiszen kötelességünk megfelelően tájékoztatni a partnereinket a változásról.

Ez a tájékoztatás pedig akkor a legjobb, ha már legalább 1-2 héttel előtte küldünk egy e-mailt, valamint minden egyes fogadott e-mailre is válaszolunk automatán, hogy biztos ne kerülje el a figyelmet.

De mégis milyen legyen az így megírt üzenet tartalma? Ez nagyban függ a fogadó féltől, attól, hogy mi a te szakterületed, milyenek az ügyfeleid. Közvetlenül kommunikálsz-e velük, esetleg távolságtartóbb a hangvétel köztetek?

photo-1530521954074-e64f6810b32d-2

Ha közvetlen a stílus, akkor egy rövidebb, “baráti” üzenet is elég, amiben leírod, hogy mitől meddig nem vagy elérhető, valamint azt, hogy az e-maileket a visszatérés után mikor kezded majd feldolgozni. Mindig jó, ha vész esetére van megjelölve egy kontakt, akihez a halaszthatatlan ügyekben fordulhatnak az ügyfelek.

A tárgy ilyen esetekben Out of Office legyen.

Természetesen mindent információt belevihetünk a szövegbe, ami szerintünk hasznos, amíg távol vagyunk. A lényeg a megfelelő tájékoztatás.

Figyeljünk arra, hogy úgy kommunikáljunk, ahogy azt addig is tettük. Például ha rád a könnyed, humoros kommunikációs stílus a jellemző, akkor ezt egész nyugodtan vidd bele az OOO üzenetedbe is. A humorral átszőtt OOO üzenetek egyre népszerűbbek manapság. Persze ez csak azon cégek esetében lehetséges, ahol nincsenek szigorú szabályai a cégen belüli kommunikációnak.

Addig is ajánlhatunk valami hasznosat. Például egy jó blogbejegyzést, vagy bármilyen más tippet, ami a szakterületünkhöz kapcsolódik.

Ha beleírtunk a levélbe minden fontos információt, akkor jöhet az elköszönés. Ha a munkahely nem követeli meg a fent említett szigorúbb vállalati kommunikációt, akkor lehetünk kevésbé formálisak is, de azért azzal vigyázzunk, nehogy kellemes nyarat kívánjunk a levélírónak, hiszen ő valószínűleg abban a pillanatban épp dolgozik, ráadásul abban sem lehetünk biztosak, hogy az idén lesz lehetősége pihenni menni.

A lényeg, hogy ha vakációra indulsz, ne felejtsd el beállítani az Out of Office üzenetet a postafiókodban, hogy mindenki időben értesüljön arról, hogy nem egyszerű hanyagságról van szó, hanem éppen a jól megérdemelt nyári szabadságodat töltöd valahol.

 

- munkaügy

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!