Sok múlik a helyes e-mailezésen – Ezeket a tippeket olvasd el Te is!

Azt gondolnánk, hogy e-mailt írni és a levelezésünket kezelni egyszerű dolog. Pedig ha igazán hatékonyak szeretnénk lenni, sokmindenre kell figyelnünk. Például arra, hogy az etikett szerint ajánlott 24 órán belül válaszoljunk. Már, ha szükséges válaszolni.

Akkor illetlenség mellőzni a válasz e-mailt, ha nekünk szóló kérdés is szerepel a levélben. Egyébként nem hiba, ha nem így teszünk. Persze az más kérdés, hogy a levél küldője biztosan szívesen veszi, ha kap visszaigazolást. Ha mást nem, egy mondatot. Szóval, ha szeretnénk választ kapni, legalább egy kérdést tegyünk fel. Ugyanakkor törekedjünk arra is, hogy rövid, egyszerű mondatokat írjunk. Természetes hangvételű legyen a levél, a hossza pedig ne haladja meg az 50-125 szót.

Amennyiben azt szeretnénk, hogy egyből megnyissa a címzett a levelet, a tárgy 28-39 karakter közötti legyen. És lehetőleg tartalmazzon perszonalizációt. A hírleveleknél legalább is ez beválik.

Ha igazán biztosra szeretnénk menni a levél kézbesítését érintően, már nyomkövető applikációkat is telepíthetünk a levelező programunkhoz. A Google G-mail szolgáltatásához letölthető például a Boomerang, ami egy szolid, de hasznos e-mail követési lehetőséget is kínál.

Visszatérve a válaszadó oldalára: az is fontos, hogy a napi rutin része legyen a levelek kezelése. Mint írtuk, 24 órán belül illik választ adni a kérdésekre. De a leghatékonyabb, ha ezekre nem akkor válaszolunk, amikor érkeznek. Hanem a nap egy e-mailezésre szánt időpontjában. Sokan ezt az estére időzítik, ekkor reagálnak minden aznapi üzenetre. Gondolj csak bele, ha mindig egyből válaszolnánk, a munkánkra sem tudnánk koncentrálni. Viszont, ha nincs egy időpont, amikor újra átfutjuk a levelezést, könnyen elfelejtődhet a dolog. Egyébként azért is hasznos, hogy nem válaszolunk azonnal, mert a hirtelen reagálás hibás lépésnek számít. Szakértők azt javasolják, hogy legalább 5 percet várjunk, mielőtt válaszolnánk egy levélre, eközben csináljunk valami mást. És, ha megírtunk egy levelet, csak egy perc gondolkodás után küldjük el annak a tartalmát.

Így elkerülhetők a kellemetlenségek, a meggondolatlan válaszok. De a jó válasz megírásában már a G-mail is segít. Egy alkalmazás segítségével – Response Tracking – írhatunk olyan levelet, ami igazán “olvasóbarát” lesz. A program figyelmeztet, ha mondjuk a hangvétel javításra szorul. De ez csak egy példa a sok közül.

hands-coffee-cup-apple

Végül: aki levelezik, gyakran rengeteg régi e-mailt halmoz fell. Ezért, ha nem szeretnénk, hogy beteljen a postafiók és teljes legyen a káosz, rendszeresen archiváljunk. Legalább hetente – mondjuk péntekenként levezetésként. De amelyik levél nem kell, azonnal töröljük, egyébként nagy eséllyel elfelejtődik és csak foglalja a helyet a postafiókban.

Ha tehát tudatosan kezeljük a levelezésünket, hatékonyabb lehet a munka, és a kapcsolatainkat is jobban menedzselhetjük.

Fotó: Pexels.com

- munkaügy, Online, üzleti célok, vállalkozás indítás, Vállalkozásfejlesztés

A bejegyzés elkészítését a Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara támogatta. A kamara célja, hogy az itt megjelent információkkal és további, ehhez hasonló tartalmakkal segítse a helyi vállalkozókat az üzleti fejlődésben.

Szólj hozzá!

Muszáj bejelentkezned, hogy hozzászólhass!